新創企業內控工具包！—現代創業需要現代手段[新創懶人包-01]

前言

為何要寫這篇「大概只有經營者會需要的文」

很多人在經營新創團隊時，起心動念都有著理想與願景，有著宏大的願景想完成，也對專案與產品的發展有無限多的想法…。

於是我們來談團隊：多半創業的管理者，都想打造最自由的團隊、以使命為目標、因創意與人才又驕傲。

但說到內控行政…10個創業者中有8個會說「這也很重要，但現在人力不足，大家就兼著幫忙…」心想未來有錢，就可請一個專職行政來解決問題，

但通常未來遲遲沒有來。

單據有錯、稅多稅少、工時黑洞、資訊不等，以長期願景為目標，卻忘了這個月的現金流危機。說好要下一期里程碑要達到多少，但卻被繁瑣的行政跟不斷的出錯搞死。以高度自由為傲，但殊不知過度自由導致的溝通成本，才是讓團隊法Scale的原因。

如果走到這一步，那很可能是自身從來沒有打從心裡重視過內控行政，所以解決方法才永遠是「以後請一個人來解決問題就好」

當我們每件瑣事都要用問的才知道答案，隨著人數增長，管理階層就會用越來越多的時間來詢問與討論瑣事，而執行階層也需要花時間個案說明。這時管理階層通常會希望能有一個顯示一切現況的儀錶板，但卻因為頻繁的工具試錯而讓成員哀鴻遍野。

我們就是痛過，所以來向你提供儀表板的人

這個痛我很明白，因為我們就是試了一堆工具來著的：從傳統離線ERP一套十萬但UI醜到哭、到打卡機、然後到Chatbot人資系統全都用了一輪，因此這篇文是我們在使用多種工具後的心得(血淚)。但由於我並沒有要業配誰，因此不提供詳細功能比較表，有興趣的自己查自己摸，這裡先整理結論給大家看。

好的內控先讓你從 -1到 0

好的願景接著讓人從 0到 1

好的管理與協作再讓 1變 99

這篇真的是內控工具，想找團隊協作工具的請點叉叉

這裡不會談到團隊協作工具，因此你不會看到Trello、Slack、JANDI、阿撒那、Teambition、Dropbox、MS team、甘特圖那些協作工具，而是內控工具。

內控聽起來很遙遠，有時還會聽起來很邪惡，像是一個盯著你看的大魔王，但通常不是的，別誤會。

內控的目的有三個：

1.確保組織在運營有效性和效率
2.財務報告以及遵守法律
3.遵守法規和政策的過程

講白了就是兩件事情：
1.錢要花的最有效
2.出事風險要最小

從這兩件事情，可以歸納出三個內控的核心任務：

1.財務管理
對經營者而言是對股東與營收負責的過程，對員工則是不要讓蠢同事提出蠢的提案時卻拿到比自己多的預算。
2.人資管理
對經營者而言是確保每個員工產生最大效能，對員工則是確保每個人都感受到實質公平且值得信賴。
3.權責管理
對經營者而言是要在最大機動性度下降低風險(包含法律風險)，對員工來說則是不用再能力不足時承擔過大責任。

在內控運作的維度中，有三個核心角色：

1.經營者：通常是Founder / C - level / HR leader ，觀看結果並作決策，股東壓力則也是這個層級在負責扛住。
2.Admin：營運內控行政工作者，使用工具在最短時間將最準結果呈現給經營者，並協助設計內控規則與溝通。(在公司初期通常是經營者兼任即可，只要工具使用得當，就不會花費過高時間成本)
3.員工：包含執行人員、專案主管、任務主管、部門主管...等。

以下是我們公司經營者、Admin、員工一起協作後的試用狀況與心得整理，不會介紹很多種的工具，而是直接講我們目前用到哪套最好用。

閱讀須知：如果你看到想更深入瞭解的工具，請使用Medium的Highlight功能來標註讓我知道，我會挑最多人有興趣的工具優先寫詳細教學文。

人事管理

NUEIP—打卡與出缺勤管理工具

介紹與說明
世界上有兩種人，喜歡打卡的人跟不喜歡打卡的人，但不論你是哪種人，你都還是要打卡，這是中華民國自由地區的勞基法的規則，需要企業在面對勞檢時拿出有效的出勤證明。以下這是員工使用介面，基本上簡單介紹一下。

便利貼：建議別用，實體便利貼比較棒。

薪資明細：可以查自己領錢的明細，包含加班、補休、假期的扣除。

費用申請：概念上把跟錢有關的放在財務管理，因此不用這裡的功能。

績效考核：把試用期轉正或是要加薪時追蹤成效用，公司不到30人的話不會太常用。

工作清單/工作交辦：建議在協作平台上用就好，清單的重點是要再最好取得的地方。

班表：門市服務業用，我們用不到。

帳號管理：可以串Google Calander，把打卡紀錄同步到Google Calander，對於已經習慣用Google Calander的團隊來說，導入的適應成本最低，這也是我當初選這個系統的主因。

出勤紀錄/異常明細：查自己哪天沒打卡或是哪裡異常，忘了打卡可以來這補。

請假作業：Admin可依據經營者設定各種假期與各種規則，例如果們公司有全薪運動假，每個月可以申請幾個小時以及紀錄使用狀況都是即時的，不用人工扣。(其他勞基法規定的常規假期則系統都已經預設好了)

外出登記：跑外勤時多登記這個，看似避免找不到人，但實際上是員工自保的方式。

這是手機端打卡介面，可以查詢：

1. 薪資查詢。
2. GPS定位打卡，我們是設計公司方圓450M內。
3. 外出登記則可以自動打卡，不售GPS管制。
4. 經營者與Admin介面則會有需要簽核的資訊。

至於主管介面？大概長這樣：

簽核：放行加班跟請假申請，覺得有異常的話可以附註解釋後退回。
員工假勤報表：因為我不太看總加班上班時數，而是各自專案投入的工時，因此就不常用，而是以後面介紹的Google Calander + PowerBi來做。

使用場景與效益
1.員工：用最低的時間跟認知成本打卡，至少開LINE就能完成打卡，網站本身也可以在5個步驟內抵達該抵達的功能頁。
2.Admin：如果你以前是用實體打卡機，然後每個月手工統計加班時數，恭喜你可以從地獄解脫了。這個會自動把每個人每個月應該拿到多少薪水算給你，還會自動發加密薪資條信件。
3.經營者：撐過勞檢，平安喜樂。

如何導入與讓大家記住
導入不困難，大家都記得回來使用才困難。精確上來說，這裡指的是如何讓大家習慣這個規則，在機制設計的首要原則是獎與罰。以我們來說，協助對他人溝通與教學使用系統的員工可以獲得獎勵。如果在適應期(通常1~3個月)過後還是會搞錯規則而不開口問的人則是會給予罰，我們的罰是「協助打雜，例如收垃圾或是跑郵局還是繳費等等」每個打雜行為則可以扣除打雜點數。

副作用與缺陷
系統預設讓人無法跨午夜加班，但後來查了才知道原來與勞基法規定有關，所以如果真的不幸要大家一起加班過午夜的話，需要透過補卡功能來繞過系統，比較麻煩。

Google Calander + Power Bi 組合技 — 每人每專案投入工時追蹤

介紹說明

本工具的稀有來自於「要盡力讓所有人無痛適應」感謝我們營運(Admin)經理根據我這個困難的要求，還能成功順利的研發出來。

我們是數位內容業，每人每小時的產值直接影響營收，所以我們需要有一個可以知道「每個人+每個月+投入在哪個專案+多少工時」的工具，具體來說是一個概觀全覽的儀表板，但卻又不希望每個人還要填複雜的表單來回報進度，因此我們將以團隊已經習慣的Google Calander 來作基礎，並搭配線上工具統一下載Calnader資料，匯入powerBi後來作出每個月工時報表。

這是一個人力工時管理工具，目的是確保每個人的投入都能有效產出，而非白忙一場，而我們每個月都可以拿到這樣子的一個互動是查詢頁面。

使用場景

1. 經營者：我公司看似營運毛利很高，所以也養了不少人來擴大發展，但奇怪的怎麼營收越高卻現金越來越少？某某某都把時間花在哪個案子上了？花的時間比想像中多，是遇到困難但不知道怎開口嗎？我可以怎幫助他？。
2. 員工：我時間都去哪呢？是在哪個專案上呢？我想知道自己時間都默默花在哪，然後找到可以優化的地方。
3. Admin：老闆要我提出專案實際成本試算(含人事)並還要知道賺賠多少，靠邀我怎會知道大家都在哪個專案花時間...。

如何導入

1. Admin與員工工作：定義命名規則並溝通。這裡作法是需要每個人在Google Calander 作行程時，都需要登記成指定資料格式：特別是大家愛亂打的 Event Title 必須要明確的只能寫「專案名稱」(而且是一字不漏)，其他細節內容則只能打在說明區。(例如：「XX銀行對話系統導入專案」就是整個Title了，不能在加別的字眼)。
2. 以上過程約需要1~3個月的過渡期，這段期間 Admin 人員需要時常人工檢查大家有沒有把Event大項目Key為「專案名稱」並把詳細註解Key在說明。在導入後也建議可以在大家常見的數位布告欄把每個專案名稱列出來，讓大家好隨手複製貼上Event Title。
3. Admin工作：每個月結束後，經營人員需要把 Google Calander 資料匯，出成EXCEL，並將PowerBi調整成可以鎖定匯出格式數據的架構，即可完成一個超精準工時追蹤表。

工具效益

1. 經營者將能找出那些人力投入過高到其實賠錢的專案
2. 經營者可找出執行端在第一線哪些地方塞車，並能主動關心與提出解決方案
3. 經營者可比較相似專案下不同員工的效能產出，並能對長期低於水平的員工提供EAPs
4. 對員工來說，這是高度自保，並在未來與資方發生衝突時，證明自己上班時間都沒摸魚的方式(因為是綁定已經習慣使用的Google Calander工作日誌)

副作用與缺陷

1. 本工作需要Admin人工整理，我們是每個月整理一次，每次整理約需Admin人員0.5小時的工時來作資料整理。
2. 這會讓一整天的行程看起來都是同一個專案，必須要把游標移到Event上才會在彈出縮圖中顯示不同的詳情(例如：討論系統的OOO、跟下包的OOO開會，都只能寫在「說明」區)。
3. 因為整理需要人力，因此在沒有工程開發的狀況下，Admin人員無法看到Real Time報表，只能看每個月統整的版本，在指標追蹤上會有時間差。

知識管理

先說：如果你公司規模不大、且未盛行大規模遠端工作風氣，那把大家須知的知識或執行重點貼在顯眼牆上的意義比較大。使用數位工具的幫助不大，畢竟多半人都不想要整天盯著螢幕，也想看看旁邊。

若你仍選擇用數位工具紀錄這些知識，那通常舊只有一個比貼牆上還重要目的：搜尋功能。

介紹說明

我們在知識管理上是使用JANDI做紀錄(說好不提協作工具呢)，重點是訊息抬頭命名規則：討論日期_專案名稱_事件名稱，這個命名

扣除溝通群組，我會把知識管理分成以下5種群組：

1.創意發想群組：想到甚麼就寫甚麼，可以亂貼亂討論。例如：羅志祥讓我們想到可以開時間管理課…etc

2.新知分享群組：主要用來分享新訊息，並且說明新訊息帶來的訊息以及我們可以如何調整。例如：數位產業因應肺炎調整策略報告…etc

3.協作規則群組：用來紀錄日常協作規則。例如：該內部提案流程、以及內部資源借用流程...etc

4.學習記錄群組：放上自己學習到的通則性知識，通常是用於讓團隊整體工作效能更好。例如：個人協作工具推薦與心得...etc

5.各功能技術發展群組：放上個個專門技術的討論群組，通常會按照不同功能人員與興趣加入。例如：社群群組放上臉書一鍵分享功能程式碼公式、或是產品使用者回饋體驗整理...etc

最後，如果你是容易忘記密碼，或是喜歡使用亂碼當密碼的人，那也可以開一個私密群組來放密碼，這樣的搜尋是最快速的。

工具效益

1. 降低經營者需要每天被一再相同問題打斷思緒的場景。
2. 建立大家Think before Ask還有Search before Ask的習慣。
3. 知識更新方便，大家都在同一個知識水平上發展。也讓剛抵達戰場的人，不用重新發明輪子

副作用與缺陷

若沒有照著規則命名，或是把訊息打得太有創意，那很可能會讓後人搜尋不到。

帳務管理

Zoho—應收應付、客戶、報價、銀行、三表，一站搞定！

先說：我這裡的需求是全面財務管理，不是記帳與金流管理，因此Nextrek與Simpany跟這個工具不是同個量級的服務，因此不在此討論。

Zoho是我們最近開始採用的財務管理系統，可以從系統上建立客戶名冊、開報價單並寄出、開出請款單、甚至串聯電子發票來作發信，讓紙本作業直接降低90%。並也能登記花費、成本、以及管理人事薪資，最炸的功能則是可以串接銀行餘額(本土銀行無法)還有公司信用卡的明細。

簡單來說：
1.好好登記收款(營收開票)
2.好好登記出款(成本花費)
3.串好銀行還有信用卡(存款與借款管理)
你就能一站管理你的全部財務狀況，然後財務三表還能自動產生(備註：若真的要上場給投資人看，還是要微微調整啦)。

導入成本效益

1.對員工來說：主要功能是學會填表、上傳影本、報帳、印出支出憑證、黏貼、然後放到辦公室指定抽屜，是一個避免單據丟失、資訊不對等、不確定公司何時出款的功能。

2.以經營者來說：經營者可以定期到抽屜拿出申請的費用，並透過簽名來覆核(從線上可也可)，來避免工作到一半被「這個能不能報」的問題打斷。

3.以Admin來說：將機制與SOP設計好後，可以避免工作到一半被「這個該怎麼報」的問題打斷。

ZOHO會計報表端後台管理介面

從填表來學會自己不熟的概念
夜路走多了會遇到鬼，表單填多了就知道世界怎麼運作的。財務管理是一個古老深邃的領域，不是紀錄花多少錢跟賺多少錢這麼簡單，因為這是一個「簽約」跟「收款」通常不為同一瞬間的世界，中間的時間差讓金融財管的專業如宇宙爆炸般的湧現。以前開報價單都是把基本資訊填寫了就開出去，但殊不知先建立客戶名冊在開既可以省錢、又可以作基礎CRM，是更長遠的資料管理思維。同樣道理在出款項目上也可以先建立供應商名冊，在登記成本花費，也是一個更好的管理概念。
這些學校不會教，但是透過ERP的欄位，我慢慢學會：

欄位存在，必有緣由，

若不填好，多半送頭。

副作用與缺陷
這個工具看起來會讓會計事務所失業？不，這本身並不會取代會計師，而是可以讓你花錢請的會計師甚至財務長在更有價值的地方發威：簽證、融資、銀行關係管理。
以前創業時我以為新創財務長就是管管錢、報報稅、認真做三表、錢不要出錯就好，但當我找到真的資深財務長成為夥伴，他帶著我直接走到銀行高樓層後跟大家很熟的打生招呼，接著那些過關斬將才能見到的主管與資源都直接曬在眼前時，我才知道我以前太天真了。

權責管理(法務、法遵、資料、授權)

法務與法遵

我在法務(槍口向外打別人)與法遵(避免自己人作死)上暫時還沒找到好工具，但我有好夥伴：PAMO法律事務所，所有新創的法律好夥伴。

你看，有我們喔。

若你萬不得以要自己寫一些小合約，那請記得合格合約必有以下項目：
1.你是誰。
2.他是誰。
3.你應該幹嘛。
4.他應該幹嘛。
5.出事誰扛，怎麼扛。

當你要寫商業合約
如果你在寫多期付款的商業定期合約，那我直接提出一個我作為菜鳥常寫的不夠好的地方：付款方式。

假設是一個10個月200萬未稅的案子，分為10期付款。以前我寫付款的方式是「甲方須於每個月N號出款20萬元...」，

接下來你的現金流，將會被客戶T+30規則給捅爆。

正確寫法應該是：「款項共分10期付款，分別於109年3月25日電匯付款20萬元、4月25日電匯付款20萬元...。乙方則須於109年2月5日前開立第一期款發票金額20萬元未稅並送達甲方、於109年3月5日前開立第二期款發票金額20萬元未稅並送達甲方...。」

哪天開票、開多少金額、哪天寄到、哪天出款多少錢，全部在合約中作成表格名列紀載，這才不會產生誤會。畢竟客戶也有自己的內控規則，T+30或T+60都有，你的合約沒考量進對方內控規則的話，就是大家在互相傷害。

寫信溝通機密時
怕有機密的Email被轉寄，但他反咬你一口「你又沒說不能跟別人談」請使用以下簽名檔，做一個華麗的風險宣告。

出來開公司，別碰到法律就怕，法律就是遊戲規則，懂規則的人才能玩好遊戲。

資料管理 — 想像有一天你的心血被刪除

這裡要談的是檔案管理，談的角度並非讓每個人快速共享檔案，而是在使用共享工具的時代下，該如何保護特定機密檔案的權限與私密性。這裡我以公司使用的Google系統來說。首先Google大家都熟悉，這裡不贅述。我要談的是課金玩家跟免費玩家的差異，對，我在說GSuite。我所使用的是 NT300/每人每月的方案。

看著這些華麗的功能，我不禁感到充實。負責人的幸福，往往就是這麼樸實無華，且枯燥。

使用場景
不同的「共用雲端硬碟」，可以設定不同的權限，例如通常「任務執行」的硬碟可以設定為可對外共享。牽涉到「財務或人事機密」的資料夾則設定為只有Admin能開啟共享，其他人能使用但無法調整權限。

如何導入與工具效益

1. 對員工來說，會用Google Drive / Calander 系列的話，那就是無痛接軌，功能一模一樣。唯一的差別是「共用雲端」權限是由Admin設定。
2. 對Admin來說，有人離職時可以直接把他的檔案、信件、權限直接sign給接手的新人，實現「真‧檔案歸公管理」避免檔案遺失或消失在交接的黑洞。
3. 透過Gsuite順手買了網域，發出去的信形象更好囉。

副作用與缺陷
Google雖然萬能，但有些東西是需要土炮出來的，例如在早期還沒用Zoho時，我們使用協作平台+Google表單+流水號外掛+自動PDF生成外掛，來弄出了一個我們自己的土炮ERP系統。

土炮有其極限，系統壞了要自己修，在你最煩悶的時候還要面對別人突如其來的「這個怎突然不能填~」，那肯定是這個工具沒有發揮到效能，所以後來改成每個月繳幾百元的保護費給其他ERP，換來的是真人客服的支援與高穩定度。

授權管理 — 大小章是你一生的實體工具

經營管理的終極兵器是大小章，拿出印章就代表公司。因此最後來講一個經營風險管理的小概念：大小章別傻傻都同一套，建議你商業登記與政府往來是一套、跟人簽約是一套、銀行往來是一套。

商業登記與政府往來那套平時請收好，因為別人若輕易取得有你印鑑正本的文件的話，很容易直接拿去複製一套。

銀行那套也請收好，因為你因為常常拿出來簽約而不小心有磨損或搞丟的話，非常麻煩。

簽約那套也還是要收好，但是放在好拿的地方，因為簽約是很常見的事情。

工具使用心態須知：你不該適應工具，但前提是你得先知道為何工具這樣設計。

首先，我在使用管理工具時，始終相信「人不要太逼自己去適應工具，是工具要來適應人才對。」的理念，但就跟法律一樣，一個母法下總會有一堆細則子法。一個精神下總會有許多對最多人公平的細節。

在以下三個例外狀況中，人，是可以試著適應工具的。

1.當你很菜，沒考慮到更多情境。

核心思想來自於上面靠欄位來學習自己還有哪些不足的方式，有些格子沒有問題、而是自己沒想到這是必須訊息。就像銀行高年收行為調查表一樣，有時填不出來不是工具的問題，而是你的問題。

2.當你想突破的規則違法。

是人總會偶爾想要不打卡、或是請假想講一聲就好而不想走繁瑣的申請，想說寫Google Calander工作日誌就能當打卡或請假之類的，這概念在協作上我實際實驗過沒問題。問題是公司在勞檢時很可能會拿不出合格資料，最後結果就是給出員工更多自由導致被開罰，那…還是回來用打卡系統好了。有時今天看起來繁瑣的程序，都是為了能讓資料完整到可以撐過明天勞檢。

3.當你的同性質工作夥伴都沒問題，就你最有問題。

每當有人跟我抱怨說他們公司規則很多很煩時，我都會先用這句話確認一下「阿你同組的同事怎看待這個規則？」，如果他回「也不知道為何他們都覺得還好」，則我的心裡會產生以下表情：「A__A」
假設今天50人都已經習慣使用某工具，但因為特定1人的想法而需要全面調整工具或習慣，那當然的問題不會是工具不能調，而是這行為等於是當另外49人是______。

當然，我們歷史上許多人因為不安於多數人認同的規則，捲起袖子大破大立，最終帶來全面改革與前進。

但在沒寫進歷史的日常中，你我身邊肯定也有ㄧ些同事捲起袖子努力改變，最終成功的把自己變成一個雞8人。

改革者與雞8人本質上沒太多不同，畢竟成功後就是改革者，還沒成功則是雞8人，所以別再以為自己大破大立肯定就是在改革了。建議是靜下心來研究當初為何規則如此設計、為何大家都能接受，然後慢慢找出真的盲點，並逐步提案改革，才是一步一腳印的公司制度進步。換句話說，沒認真弄清楚脈絡、只因自己感受不舒服就想大破大立？吃我以下這段話啦：

前方高能

以下是一個我重要的朋友(也曾是中型規模新創企業高薪 C level)曾跟我分享有關「突破規則者」的話，不用認同，但建議咀嚼：

若只在普通公司就喊規則制度的束縛讓你受不了，那叫作廢物；
在看似無法撼動的巨獸中還能瀟灑的爭取到特權，那才叫顛覆。

最後來打點雞血，講講我的內控理念好了

內控看起來是各種繁瑣、可免除的規則，
也看似是創新的障礙，但我們不仿換個角度想：

多半人相信這個世界是有8020法則的，那若每個人都想成為創新的20，又有誰能擔好那穩健的80呢？

學術有繁瑣的規則，是為了確保論文都有嚴謹邏輯；
標案有複雜的流程，是因為想避免笨蛋人也能舞弊；
社會有不公平規則，是為了讓人願受分工卻又擁有前進動力；

規則無法創造巔峰，但卻能讓世界穩建常模；
內控人不常談特例，但善於創造出完美比例。

我始終相信，所有活到現在的規則都有意義。

本文感謝讓狂人飛教育股份有限公司從過去、現在、以及未來的所有經營人員、Admin人員、員工，你們的投入與回饋，讓我們建立起制度的基石。

下一篇預計寫：Project Base Company轉型成Product Base Company 的制度與發展過程，但預計還需要一陣子，因為我們還在轉。

有興趣的請追蹤+拍50下，因為有一個都市傳說是拍越多下，下一次就越快收到文章通知。