新創企業內控工具包!—現代創業需要現代手段[新創懶人包-01]

前言

為何要寫這篇「大概只有經營者會需要的文」

很多人在經營新創團隊時,起心動念都有著理想與願景,有著宏大的願景想完成,也對專案與產品的發展有無限多的想法…。

我們就是痛過,所以來向你提供儀表板的人

這個痛我很明白,因為我們就是試了一堆工具來著的:從傳統離線ERP一套十萬但UI醜到哭、到打卡機、然後到Chatbot人資系統全都用了一輪,因此這篇文是我們在使用多種工具後的心得(血淚)。但由於我並沒有要業配誰,因此不提供詳細功能比較表,有興趣的自己查自己摸,這裡先整理結論給大家看。

好的內控先讓你從 -1到 0

好的願景接著讓人從 0到 1

好的管理與協作再讓 1變 99

這篇真的是內控工具,想找團隊協作工具的請點叉叉

這裡不會談到團隊協作工具,因此你不會看到Trello、Slack、JANDI、阿撒那、Teambition、Dropbox、MS team、甘特圖那些協作工具,而是內控工具。

內控的目的有三個:

1.確保組織在運營有效性和效率
2.財務報告以及遵守法律
3.遵守法規和政策的過程

從這兩件事情,可以歸納出三個內控的核心任務:

1.財務管理
對經營者而言是對股東與營收負責的過程,對員工則是不要讓蠢同事提出蠢的提案時卻拿到比自己多的預算。
2.人資管理
對經營者而言是確保每個員工產生最大效能,對員工則是確保每個人都感受到實質公平且值得信賴。
3.權責管理
對經營者而言是要在最大機動性度下降低風險(包含法律風險),對員工來說則是不用再能力不足時承擔過大責任。

在內控運作的維度中,有三個核心角色:

1.經營者:通常是Founder / C - level / HR leader ,觀看結果並作決策,股東壓力則也是這個層級在負責扛住。
2.Admin:營運內控行政工作者,使用工具在最短時間將最準結果呈現給經營者,並協助設計內控規則與溝通。(在公司初期通常是經營者兼任即可,只要工具使用得當,就不會花費過高時間成本)
3.員工:包含執行人員、專案主管、任務主管、部門主管...等。

人事管理

NUEIP—打卡與出缺勤管理工具

  1. GPS定位打卡,我們是設計公司方圓450M內。
  2. 外出登記則可以自動打卡,不售GPS管制。
  3. 經營者與Admin介面則會有需要簽核的資訊。

Google Calander + Power Bi 組合技 — 每人每專案投入工時追蹤

介紹說明

本工具的稀有來自於「要盡力讓所有人無痛適應」感謝我們營運(Admin)經理根據我這個困難的要求,還能成功順利的研發出來。
  1. 員工:我時間都去哪呢?是在哪個專案上呢?我想知道自己時間都默默花在哪,然後找到可以優化的地方。
  2. Admin:老闆要我提出專案實際成本試算(含人事)並還要知道賺賠多少,靠邀我怎會知道大家都在哪個專案花時間...。
  1. 以上過程約需要1~3個月的過渡期,這段期間 Admin 人員需要時常人工檢查大家有沒有把Event大項目Key為「專案名稱」並把詳細註解Key在說明。在導入後也建議可以在大家常見的數位布告欄把每個專案名稱列出來,讓大家好隨手複製貼上Event Title。
  2. Admin工作:每個月結束後,經營人員需要把 Google Calander 資料匯,出成EXCEL,並將PowerBi調整成可以鎖定匯出格式數據的架構,即可完成一個超精準工時追蹤表。
  1. 經營者可找出執行端在第一線哪些地方塞車,並能主動關心與提出解決方案
  2. 經營者可比較相似專案下不同員工的效能產出,並能對長期低於水平的員工提供EAPs
  3. 對員工來說,這是高度自保,並在未來與資方發生衝突時,證明自己上班時間都沒摸魚的方式(因為是綁定已經習慣使用的Google Calander工作日誌)
  1. 這會讓一整天的行程看起來都是同一個專案,必須要把游標移到Event上才會在彈出縮圖中顯示不同的詳情(例如:討論系統的OOO、跟下包的OOO開會,都只能寫在「說明」區)。
  2. 因為整理需要人力,因此在沒有工程開發的狀況下,Admin人員無法看到Real Time報表,只能看每個月統整的版本,在指標追蹤上會有時間差。

知識管理

  1. 建立大家Think before Ask還有Search before Ask的習慣。
  2. 知識更新方便,大家都在同一個知識水平上發展。也讓剛抵達戰場的人,不用重新發明輪子

帳務管理

Zoho—應收應付、客戶、報價、銀行、三表,一站搞定!

先說:我這裡的需求是全面財務管理,不是記帳與金流管理,因此Nextrek與Simpany跟這個工具不是同個量級的服務,因此不在此討論。

ZOHO會計報表端後台管理介面

欄位存在,必有緣由,

若不填好,多半送頭。

副作用與缺陷
這個工具看起來會讓會計事務所失業?不,這本身並不會取代會計師,而是可以讓你花錢請的會計師甚至財務長在更有價值的地方發威:簽證、融資、銀行關係管理。
以前創業時我以為新創財務長就是管管錢、報報稅、認真做三表、錢不要出錯就好,但當我找到真的資深財務長成為夥伴,他帶著我直接走到銀行高樓層後跟大家很熟的打生招呼,接著那些過關斬將才能見到的主管與資源都直接曬在眼前時,我才知道我以前太天真了。

權責管理(法務、法遵、資料、授權)

法務與法遵

我在法務(槍口向外打別人)與法遵(避免自己人作死)上暫時還沒找到好工具,但我有好夥伴:PAMO法律事務所,所有新創的法律好夥伴。

你看,有我們喔。

資料管理 — 想像有一天你的心血被刪除

這裡要談的是檔案管理,談的角度並非讓每個人快速共享檔案,而是在使用共享工具的時代下,該如何保護特定機密檔案的權限與私密性。這裡我以公司使用的Google系統來說。首先Google大家都熟悉,這裡不贅述。我要談的是課金玩家跟免費玩家的差異,對,我在說GSuite。我所使用的是 NT300/每人每月的方案。

看著這些華麗的功能,我不禁感到充實。負責人的幸福,往往就是這麼樸實無華,且枯燥。
  1. 對Admin來說,有人離職時可以直接把他的檔案、信件、權限直接sign給接手的新人,實現「真‧檔案歸公管理」避免檔案遺失或消失在交接的黑洞。
  2. 透過Gsuite順手買了網域,發出去的信形象更好囉。

授權管理 — 大小章是你一生的實體工具

經營管理的終極兵器是大小章,拿出印章就代表公司。因此最後來講一個經營風險管理的小概念:大小章別傻傻都同一套,建議你商業登記與政府往來是一套、跟人簽約是一套、銀行往來是一套。

工具使用心態須知:你不該適應工具,但前提是你得先知道為何工具這樣設計。

首先,我在使用管理工具時,始終相信「人不要太逼自己去適應工具,是工具要來適應人才對。」的理念,但就跟法律一樣,一個母法下總會有一堆細則子法。一個精神下總會有許多對最多人公平的細節。

1.當你很菜,沒考慮到更多情境。

核心思想來自於上面靠欄位來學習自己還有哪些不足的方式,有些格子沒有問題、而是自己沒想到這是必須訊息。就像銀行高年收行為調查表一樣,有時填不出來不是工具的問題,而是你的問題。

2.當你想突破的規則違法。

是人總會偶爾想要不打卡、或是請假想講一聲就好而不想走繁瑣的申請,想說寫Google Calander工作日誌就能當打卡或請假之類的,這概念在協作上我實際實驗過沒問題。問題是公司在勞檢時很可能會拿不出合格資料,最後結果就是給出員工更多自由導致被開罰,那…還是回來用打卡系統好了。有時今天看起來繁瑣的程序,都是為了能讓資料完整到可以撐過明天勞檢。

3.當你的同性質工作夥伴都沒問題,就你最有問題。

每當有人跟我抱怨說他們公司規則很多很煩時,我都會先用這句話確認一下「阿你同組的同事怎看待這個規則?」,如果他回「也不知道為何他們都覺得還好」,則我的心裡會產生以下表情:「A__A」
假設今天50人都已經習慣使用某工具,但因為特定1人的想法而需要全面調整工具或習慣,那當然的問題不會是工具不能調,而是這行為等於是當另外49人是______。

最後來打點雞血,講講我的內控理念好了

內控看起來是各種繁瑣、可免除的規則,
也看似是創新的障礙,但我們不仿換個角度想:

多半人相信這個世界是有8020法則的,那若每個人都想成為創新的20,又有誰能擔好那穩健的80呢?

學術有繁瑣的規則,是為了確保論文都有嚴謹邏輯;
標案有複雜的流程,是因為想避免笨蛋人也能舞弊;
社會有不公平規則,是為了讓人願受分工卻又擁有前進動力;

成功前寫文章是口氣大,成功後寫文章是因為名氣大。寫在成功之前,讀在成功之後仍應驗,才是一篇文章的偉大。

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